FAQ – Segreteria Remota

Come possiamo aiutarti?

Chi eroga il servizio:

Come vengono gestite le mie informazioni riservate?

L’azienda, made in Italy con sede a Trieste, è certificata ISO:27001 sul trattamento dei dati sensibili, ISO:9001 per la qualità del servizio ed ISO:18295-1 per la qualità e requisiti di servizio per centri di contatto, che garantiscono la corretta gestione delle informazioni, anche riservate, degli utenti che entrano in contatto con i nostri operatori.

Da dove viene erogato il servizio di Segreteria Remota?

Tutti i nostri operatori rispondono da un unico ufficio in Italia e sono per la quasi totalità cittadini italiani. Crediamo che per dare la massima qualità ai nostri clienti sia importante che gli operatori lavorino in condizioni ideali con gli strumenti tecnologici più moderni ed è per questo che non utilizziamo il telelavoro o personale precario con un elevato turnover.

Come viene gestita l’attività:

Potete gestire più numeri contemporaneamente?

Si, sia numeri fissi che numero mobili. Possiamo farlo senza la necessità di attivare più servizi.

Ho già un numero di telefono geografico (VOIP), lo può gestire la mia segretaria virtuale?

Certo, possiamo gestire il numero già in suo possesso, sia cellulare che fisso.

Se un cliente non parla italiano?

Le nostre segretarie hanno la possibilità di assistere il cliente anche in altre lingue (es. inglese, tedesco, spagnolo, francese, ecc.).

Se i miei clienti chiamano fuori orario, cosa succede?

Si sente un messaggio registrato standard o qualora fosse richiesto, un messaggio registrato personalizzato registrato dai nostri speaker professionisti.

Posso dare delle istruzioni particolari alla mia segretaria da remoto?

Si, tutti i pacchetti includono la possibilità di personalizzare a 360° la gestione del Servizio.

Risponde sempre la stessa segretaria online?

Per quanto possibile, cerchiamo di associare un gruppo ristretto di segretarie al singolo cliente in modo da creare abitudine e famigliarità sul servizio specifico, dando un tocco di confidenzialità alle relazioni che si instaurano con gli utenti finali.

Come funziona la gestione della chiamata?

Con una semplice trasferimento, ogni tua chiamata sarà gestita al meglio.
Le policy di gestione vengono concordate direttamente con la nostra Direzione Operativa durante l’apposita call di configurazione e possono essere modificate in qualsiasi momento.

Come posso monitorare le attività svolte da Segreteria Remota?

Ti dedichiamo una App e una WebApp che fornisce in tempo reale tutti i dettagli della tua Segreteria Remota che hai attivato: quanto stai spendendo, chi ti sta cercando, la durata delle tue chiamate e molto altro ancora.

Come conosco cosa la persona che ha chiamato e la mia segretaria da remoto, si sono detti?

Una volta chiusa la telefonata ricevi in tempo reale una mail e/o un SMS e/o una notifica App che ti riassume chi ti ha cercato e per quale motivo.
Sei tu a decidere quali dati raccogliere durante le conversazioni.

I servizi disponibili:

Le segretarie virtuali possono fare chiamate in uscita (es. solleciti, notifiche, ecc.)?

Sì, tale attività è già inclusa in tutti i nostri pacchetti.

Da quale numero vengono effettuate le chiamate in uscita?

Sei tu a decidere. Puoi scegliere di dedicare un numero apposito per tale attività oppure di mantenere visibile il numero in tuo possesso in modo da far figurare come se stesse chiamando una segreteria direttamente dal tuo ufficio.

La mia segretaria virtuale può mandare e ricevere fax?

No, le segretarie non hanno la possibilità di mandare fax; possono invece riceverli.

Posso personalizzare i messaggi di benvenuto/attesa/fuori orario?

Si, è possibile personalizzare i messaggi sopra citati ad un costo aggiuntivo. Solo alcuni pacchetti includono già questa opzione.

La mia segretaria risponde anche nei week-end?

Si, tutti i nostri pacchetti prevedono la possibilità di una copertura h24 e 7 su 7 (festivi inclusi).

La mia segretaria è in grado di fornire altre informazioni ai miei clienti?

Si, tutti i pacchetti includono la possibilità di gestire le FAQ.

Posso condividere con la segretaria remota la mia agenda?

Si, tutti i pacchetti prevedono la gestione dell’agenda condivisa (es. Google Calendar, Miogest, MioDottore, ecc.).

La mia segretaria on line può rispondere anche a SMS o Whatsapp?

La segretaria non può rispondere agli SMS, ma può gestire il canale Whatsapp.

La mia segretaria può gestire la posta elettronica?

Si, tale attività è prevista dal nostro Servizio. La segretaria a tua disposizione può gestire svariate tipologie di caselle (es. Outlook, Gmail, ecc.) e CRM in cloud di semplice entità.

Che tipo di attività può gestire il nostro servizio di segreteria online?

Compilando l’apposito form presente qui sul sito o chiamando i numeri dedicati, il nostro reparto Commerciale sarà lieto di presentarti tutte le caratteristiche di Segreteria Remota, la nostra segreteria a servizio del tuo business.

Come configurare i propri servizi:

Come posso attivare il trasferimento di chiamata?

Per qualsiasi esigenza o approfondimento il nostro Customer Service è a tua completa disposizione 7 su 7 e h24.

Quanto tempo ci vuole per far partire il servizio?

Il servizio viene attivato in meno di 24 ore.

Posso avere un nuovo numero di telefono?

Possiamo fornire nuovi numeri VoIP, cellulari, fax e verdi.

Come faccio a sapere quali appuntamenti ha fissato la mia segretaria da remoto?

Attraverso l’agenda condivisa o tramite la nostra App/WebApp è possibile verificare tutti gli appuntamenti fissati da noi.

Come funziona l'App?

Una volta attivato il Servizio, ogni utente riceve una Username e Password per accedere alla propria area riservata on line, dove ha modo di monitorare e gestire la propria Segreteria Remota in totale autonomia.

Le stesse credenziali sono valide anche per l’app mobile, disponibile nell’App Store di Apple e di Android.

Posso decidere quali chiamate mi devono sempre essere passate?

Si, le Policy di gestione vengono concordate con il reparto operativo prima dell’attivazione del servizio e possono essere modificate in un qualsiasi momento per tutta la durata del rapporto contrattuale.

Posso bloccare le chiamate commerciali o spam?

Si, anche in questo caso le Policy di gestione sono totalmente personalizzabili.

La gestione dei costi:

I prezzi presenti sul sito sono IVA esclusa?

Si, tutti i prezzi sono da intendersi IVA esclusa.

Il canone dei nostri pacchetti è da pagare anticipatamente?

Si, il canone deve essere saldato anticipatamente sia per le tariffe a Consumo che a Costo Fisso.

Per i pacchetti a Consumo, il tempo occupazionale viene fatturato a consuntivo. Stessa cosa vale per le ricariche extra dei pacchetti Costo Fisso.

Posso recedere dal contratto quando voglio?

Per i pacchetti di durata mensile non è necessaria alcuna comunicazione anticipata. Per i pacchetti di durata annua sono invece necessari 30 giorni di preavviso. Non esiste alcun tipo di vincolo contrattuale.

I pacchetti si rinnovano tacitamente?

Sì, per comodità amministrativa e contrattuale, tutti i pacchetti si rinnovano tacitamente.

Ho la possibilità di cambiare il pacchetto?

Sì, in qualsiasi momento può essere fatto l’upgrade o il downgrade.

Ho la possibilità di sospendere il Servizio senza recedere?

Sì, in qualsiasi momento il Servizio può essere sospeso per un tempo illimitato.

Cosa succede se a fine mese, nei pacchetti a Costo Fisso, vi fosse una rimanenza di minuti inutilizzati?

Questi sono resi disponibili nei mesi successivi, non scadono mai.

Cosa succede nei pacchetti a Costo Fisso se i minuti disponibili si dovessero esaurire prima del rinnovo mensile?

In tal caso, verrà emessa un’autoricarica con lo stesso importo del pacchetto in vigore. Se alla fine di un mese rimanessero invece dei minuti, questi vengono resi disponibili nel mese successivo.

Quali sono le modalità di pagamento del servizio di Segreteria Remota?

Le fatture possono essere saldate con bonifico bancario, con carta di credito o con SDD (servizio di incasso tramite addebito diretto).

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